個人タスクの管理方法について監査法人勤務の会計士が解説 #12

スポンサーリンク
監査法人
この記事は約7分で読めます。
スポンサーリンク

こんにちは!公認会計士クロです!!

前回(監査法人1年目の教科書① ~必要な理解~)に引き続き、

今回は個人タスクの管理に焦点を当てて

これから監査法人で監査業務に従事する新人スタッフ向けに執筆しました!

注意事項は以下の通りです。

  • 絶対的な教科書はない!チーム単位で求められるスキルや方法論が違います!
  • 当記事についても、気に入った部分を頭の片隅に入れておく!常に懐疑心保持!
  • 発信は個人の見解であり、所属する組織の公式見解ではありません!
ワトソン君
ワトソン君

個人タスクの管理って、何ですか、あまりイメージが湧かないので分かりやすく説明してください!(また始まったよ、、、まあ今回も聞いてやるか)

クロ/会計士
クロ/会計士

与えられら仕事はすべて期日までに必ず終わらせるのだ!

与えられていない仕事も見つけて、積極的に引き受けて終わらせるのだ!

受験生時代に訓練しただろう?

そう、それだ!不眠不休の出番だ!!!さあ、カフェイン!いざ、カフェイン

ワトソン君
ワトソン君

・・・(もう帰っていいかな?)

スポンサーリンク

(前提)監査法人のアサイン管理(スケジュール構造)

監査法人では、超ビッグジョブの1社張り付きでない限り、複数の監査チームに関与する人が多いです!

複数の監査チームに所属している人の 予定は以下のようなイメージです!

基本的には各監査チームの主査(インチャージ)などが3か月単位ぐらいで事前にアサイン(シフト)要求を出します!(年間のアサイン計画がベースになります)

アサイン要求は、アルバイトでいうシフト制のようなものです!

人的資源(リソース)が足りない場合、アサイン要求がバッティングしてしまいます

アサイン調整自体は主査やアサイン管理担当がしてくれます!

問題点は以下の通りです!

  • 十分なアサインを確保出来ず、残業前提でタスクが割り当てられるケースがある
  • アサイン期間外にしか対応できない仕事は、他のアサイン中または残業して対応しなければならない
  • アサイン期間中に仕事が終わらないと別の監査チームの仕事に支障が出て、雪だるま式で仕事がたまる

あなたがどんなに優秀だとしても、最初から負け戦のようなスケジュールで仕事が降ってくることがあります><

色んな監査チームの仕事を抱えていくと、個人のタスク管理がとても重要となってくるはずです!

スポンサーリンク

スケジュール調整(管理)

タスク管理の基本としては、スケジュール管理がベースになると考えられます!

タスク毎の期限やスポット的な予定を明確に記録・共有する習慣をつけましょう!

恐らく、どこの監査法人でも共有の個人予定表(GoogleカレンダーやOutlook)が導入されているはずです!

記録すべきタスクは以下のようなものがあります!

  • 顧客へのヒアリングや社内会議の日程
  • 調書登録や社内業務フローの期限
  • アサイン期間内に完了しない成果物(監査調書等)の期限
  • その他タスクの完遂予定日

メリットとしては以下が考えられます!

①監査チームメンバーに共有できる

②タスク漏れを防ぎやすくなる

③優先順位を考えるきっかけになる

④現時点で抱えているタスク量の全体を把握しやすくなる

ちょっとした相談対応や打ち合わせでも、積極的に会議招集(共通の予定を作成)すると、仕事がやりやすくなります!

業務外ですが、監査法人あるあるとして、新人が飲み会のセッティングをするケースが多いです!

年度監査を終了して、監査意見が出た後に打ち上げをやる監査チームが多いです!

3月決算のクライアントを担当している監査チームなら、6月下旬から7月上旬あたりが狙い目です!

翌期の1Qレビューが始まる前が目安となります!

監査チームによって、スケジュール調整の仕方は違うと存じますが

パートナーや主査の予定を先に押さえてから、調整するケースが多いです!

パートナーの予定表を見ると、ぎっしりと予定が詰まっていて

この調整に苦労した経験があります><

業務外ですが、このような他者のスケジュール調整も管理職になった時に活きてくると願って

柔軟に対応することをおすすめします!(意外に業務外の調整とかも上司は見てます

スポンサーリンク

タスクの優先順位付け

タスクを適切に把握し、期限や予定を反映させた上で

次に重要となってくるのが、タスクの優先順位付けです!!

ポイントは以下の通りです!!

第1位 本日期限タスク

事前に対応することが出来なくて、当日に対応するしかないタスクが想定されます!

事前に対応できるものは、基本的に期限に対して余裕をもって対応することをお勧めします!

第2位 期限が近い&自己完結出来ないタスク

期限には余裕があるが、誰かの手を借りないと完了しないタスクは、余裕をもって対応するように心がけましょう!!

例えば、

財務数値の分析の結果、クライアントに追加で質問や資料依頼をする可能性があるタスクは早い段階で分析を実施する

上位者に遠隔でレビューが必要な場合は、レビュー対応期間に余裕を持たせるために早めにドラフトを作成して、レビュー依頼をする

第3位 期限が近い&どの程度時間が必要か想定しにくいタスク

タスク管理に失敗したり、期限を守れないケースの殆どは見込みの甘さが原因だったりします!

特に新人の頃は、どのタスクも初めてなので想定作業時間を予想しにくいです!

少しでも、進捗に不安を感じたら上位者に相談をすると良いと思います!

ワトソン君
ワトソン君

何か当たり前のこと言ってませんか?

クロ/会計士
クロ/会計士

その通り!

忙しくなってくると、焦り、プレッシャー、疲労の影響で当たり前のことすら出来なくなってくる!

目の前のことに集中することも大事だが、定期的に全体の個人タスクを見直す習慣が必要となってくるのだよ、ワトソン君

スポンサーリンク

適切な上位者に適時に相談する~報告・連絡・相談~

一番やってはいけないことは、仕事やるやる詐欺と仕事出来る出来る詐欺です!

自分のキャパをオーバーしそうな時は素直に相談する!

元々のタスクの割り振り予定時間が間違っているケースも多々あります

あなたは悪くない!

初めてのタスクを引き受けるときは、自分で可能な限り調べつつ、早い段階で道筋を相談する!

自分も新人の時に経験ありますが

そこそこ時間をかけて、やり方が間違っていたから殆どやり直し!とかありました。。。

切なすぎます!

相談をする際のおすすめポイント

  • 自分の作業時間をタスク別に記録しておく
  • 残りの稼働可能時間を把握しておく
  • やり方とかは5分程度調べてみる(マニュアル・過年度調書等)

自分の頭で考えてから質問しているかどうかって一瞬でわかります!

×指示された簡単なことも出来ない

△指示された簡単なことしか出来ない

◎指示されたこと以外の必要な対応事項に気付き、対応すべきか相談する

◎指示が間違っていることに気づき、もう一度確認する

完璧な上司も居ません!

チームみんなでサポートし合う、その認識を持っておくと働きやすいかもしれません!!

スポンサーリンク

終わりに

最後までお読みいただきありがとうございます!

監査法人には毎年優秀なスタッフの方が入所してきます!

新人の頃は、先輩たちが凄く優秀に見えたりもしますが

必要な情報を持っている、経験があるという点が強く

本質的な仕事術が完璧というわけではありません!

年次の近い先輩ならあっという間に抜くことだって可能かもしれません

(入所時点でポテンシャルが凄い人は数年で現場主査につくことも可能な部署があります!)

少しでも当記事の発信が若手会計士の一助になれば幸いです!

それでは次の記事でお会いしましょう!!

公認会計士クロ

転職活動をお考えの方は以下のエージェントもおすすめです!無料会員登録するだけでも、業界の転職情報を入手できます!!

⇩転職活動初めての方にオススメ

マイナビ会計士 まずは無料登録

⇩事業会社に興味がある方へオススメ

弁護士・公認会計士・税理士の求人・転職なら【MS-Japan】
タイトルとURLをコピーしました